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Nova versão do Sistema DropDesk: Mudanças e Melhorias

Este documento visa detalhar os pontos de melhorias e mudanças que ocorreram da versão antiga do DropDesk para a versão nova. Por isso, é de extrema importância, que este documento seja lido completamente para que você entenda o novo fluxo de trabalho.

Antes das informações em si, queremos agradecer por você cliente ter confiado em nossa empresa e ter nos ajuda a construir esse projeto. 

Enumeração das mudanças e Melhorias:

- Melhorias e novas funcionalidades;

- Mudanças no modo de uso da plataforma;

- Novos planos e valores ;

- Segurança dos dados;

- Migração dos dados da sua conta;

- Remoção de algumas funcionalidades. 

Melhorias e novas funcionalidades

Menu Atendimentos:

 

[Melhoria] Filtro: agora, o menu "Atendimentos", apresenta uma pesquisa altamente eficaz, simplificando a localização de informações relevantes de forma rápida e eficiente. 

[Melhoria] Paginação: está equipado com uma paginação eficiente, permitindo uma navegação fluída e fácil acesso aos registros, mesmo em conjutos de dados extensos. 

[Novo] Foi introduzida a capacidade de excluir atendimentos, oferecendo aos usuários maior controle sobre gestão e organização dos registros. 

[Novo] Foi implementado um ambiente de "lixeira"para os atendimentos excluídos, oferecendo a possibilidade de restaurá-los conforme necessário. 

Tela de Chat (bate papo):

[Novo] Agora ao enviar arquivos, os usuários podem editar imagens antes de enviá-las, além de incluir uma mensagem junto para uma comunicação mais completa e eficaz. 

 

[Novo] Foi implementado a reação na mensagem, agora o usuário poderá reagir a uma mensagem. 

 

[Novo] Foi introduzida a funcionalidade de edição de mensagens, permitindo aos usuários editar mensagens enviadas dentro de um intervalo de até 14 minutos após o envio. 

 

[Novo] Opção para ocultar nome e a foto de perfil nas caixas de mensagens, proporcionando uma visualização mais limpa e focada. 

 

[Melhoria] A partir de agora, os registros de atividades dos atendimentos, tais como transferências de setor e encerramento de atendimentos entre outros, foram removidos da linha do tempo das conversas e agora estão acessíveis em uma nova tela dedicada. 

 

[Melhoria] A resolução do atendimento poderá ser trocada mesmo com o atendimento fechado. 

 

Menu Empresas (Antigo Menu Clientes):

 

[Melhoria] No DropDesk anterior o menu 'Clientes' englobava tanto as empresas quanto os contatos, sendo uma mistura dos dois. Agora, para proporcionar uma organização mais clara e eficiente, fizemos uma mudança: dividimos esse menu em 'Empresa' e 'Contato'. Essa mudança permite uma gestão mais específica e detalhada, separando claramente as entidades empresárias dos contatos individuais. 

 

[Melhoria] Filtro: agora o menu 'Empresas/Contatos', apresenta uma pesquisa altamente eficaz, simplificando a localização de informações relevantes de forma rápida e eficiente. 

 

[Novo] Foi introduzida a capacidade de excluir empresas e contatos, oferecendo aos usuários maior controle sobre a gestão e organização dos registros.

[Novo] Foi implementado um ambiente de 'Lixeira' para as empresas e contatos excluídos, oferecendo a possibilidade de restaurá-los conforme necessário. 

[Novo] No cadastro da empresa foram adicionados esses campos: CNPJ/CPF, Razão Social, Nome Fantasia, Nome Amigável, Email, Telefone e Observação.

[Novo] No cadastro de contatos foram adicionados esses campos: Nome, Cargo, Telefone, Opção de marcar o Telefone também é Whatsapp - Com isso o mesmo é adicionado na aba contatos no Menu Chat.

[Novo] Transferências de contatos: Se você possui contatos da mesma empresa cadastrados separadamente, agora é possível transferi-los para a empresa correspondente, consolidando as informações e facilitando a gestão. 

[Novo] Foi implementado uma exportação de empresas e contatos para Excel, permitindo que os usuários exportem facilmente suas listas de empresas e contato para o formato Excel. Isso proporciona maior flexibilidade e praticidade na gestão dos dados, permitindo análises detalhadas e integração com outras ferramentas. 

[Novo] Introduzimos um novo recurso no menu de importações que permite a importação de empresas e contatos via Excel (formato XLSX), com um limite de até 5 mil linhas por importação. Essa funcionalidade visa simplificar e agilizar o processo de cadastro de empresas e contatos, oferecendo uma maneira eficiente de inserir grandes volumes de dados de uma só vez. Além disso, caso ocorram erros durante a importação, os usuários têm a opção de desfazer a ação, garantindo a integridade e precisão dos dados. 

Menu Atendentes:

[Melhoria] Filtro: agora o menu 'Atendentes', apresenta uma pesquisa altamente eficaz, simplificando a localização de informações relevantes de forma rápida e eficiente. 

[Novo] foi implementado uma exportação de atendentes, permitindo que os usuários exportem facilmente suas listas de atendentes para o formato Excel. Isso proporciona maior flexibilidade e praticidade na gestão de dados, permitindo análises detalhadas e integração com outras ferramentas. 

[Novo] Foi introduzida a capacidade de excluir atendentes, oferecendo aos usuários maior controle sobre a gestão e organização dos registros. 

[Novo] Foi implementado um ambiente de 'lixeira' para os atendentes excluídos, oferecendo a possibilidade de restaurá-los conforme o necessário. 

[Novo] No cadastro do atendente foram adicionados esses campos: Identificação e a permissão (Acesso limitado aos próprios chamados). 

Menu Conexões Ativas [Novo Menu]: 

O menu Conexões Ativas apresenta uma lista dos atendentes atualmente conectados á conta. Aqui, os usuários adminstradores têm a capacidade de desconectar qualquer atendente, caso seja necessário, oferecendo controle e gestão eficaz das conexões na plataforma. 

Menu Setores:

[Melhorias] Filtro: agora o menu 'Setores' apresenta uma pesquisa altamente eficaz, simplificando a localização de informações relevantes de forma rápida e eficiente. 

[Novo] Foi implementado uma exportação de setores, permitindo que os usuários exportem facilmente suas listas de setores para o formato Excel. Isso proporciona maior flexibilidade e praticidade na gestão de dados, permitindo análises detalhadas e integração com outras ferramentas. 

[Novo] Foi introduzida a capacidade de excluir setores, oferecendo aos usuários maior controle sobre a gestão e organização dos registros. 

[Novo] Foi implementado um ambiente de 'Lixeira' para os setores excluídos, oferecendo a possibilidade de restaurá-los conforma necessário. 

[Novo] No Cadastro de Setores foram adicionados esses campos: Nome Amigável (este nome que aparecerá para o cliente nos atendimentos) e Observação

Menu Relatórios de atendimentos:

[Melhoria] Disponibilização dos dados ao exportar para Excel.

 

[Melhoria] Exportar os graficos para PDF. 

Menu Relatório de Avaliações:

[Melhoria] Filtro: Agora o menu 'Relatórios de Avaliações' apresenta uma pesquisa altamente eficaz, simplificando a localização de informações relevantes de forma rápida e eficiente. 

Menu Assinaturas:

[Novo] Os dados de cobranças como Endereço, CNPJ entre outros, serão armazenados para facilitar futuras transações. Além disso, os usuários adminstradores terão a capacidade de atualizar essas informações conforme o necessário, proporcionando flexibilidade e praticidade na gestão de seus dados de cobrança. 

[Novo] A forma de pagamento (pix, boleto ou cartão de crédito), serão armazenados para facilitar futuras transações. Além disso, os usuários adminstradores terão a capacidade de atualizar essas informações conforme necessário. 

[Novo] Implementado o 'Histórico de faturas', os usuários adminstradores podem acessar um registro detalhado de todas as faturas emitidas anteriormente. Essa funcionalidade permite que visualizem e acompanhem facilmente o histórico de suas transações financeiras, incluindo informações como datas de emissão, valores, status de pagamento e link para fatura. Essa visão abrangente do histórico de faturas oferece uma maneira conveniente de monitorar históricos financeiros e manter o controle sobre transações passadas. 

[Novo] Implementado o 'Histórico de Alterações' que é um registro detalhado de todas as mudanças importantes da conta, como Novas Assinaturas, Trocas de Planos, Reduções ou Aumento de Planos, Cancelamentos e outras modificações relevantes. Essa funcionalidade permite aos usuários adminstradores acompanharem todas as alterações feitas na conta ao longo do tempo, fornecendo uma trilha de auditoria completa e transparente. Com esse recurso, os usuários podem entender facilmente as mudanças feitas em sua conta e acompanhar seu histórico de decisões. 

 

Menu Configurações:

Configuração do Whatsapp: 

[Novo]: Adicionado tempo de inatividade (30, 45 ou 60 minutos).

[Melhoria]: Implementados novas mensagens e controle sobre qual mensagem enviar. 

Configuração do Tema:

[Melhoria] Agora os temas são pré-definidos e temos diversas cores à disposição. 

Configuração dos Problemas Estáticos:

[Melhoria] Filtro: agora, o menu 'Problemas Estáticos' apresenta uma pesquisa altamente eficaz, simplificando a localização de informações relevantes de forma rápida e eficiente. 

[Melhoria] Paginação: está equipado com uma paginação eficiente, permitindo uma navegação fluída e fácil acesso aos registros, mesmo em conjutos de dados extensos. 

[Novo] Foi introduzida a capacidade de excluir problemas estáticos, oferecendo aos usuários maior controle sobre gestão e organização dos registros. 

[Novo] Foi implementado um ambiente de 'Lixeira' para os problemas estáticos excluídos, oferecendo a possibilidade de restaurá-los conforma necessário. 

Configuração das Respostas Rápidas: 

[Melhorias] Filtro: Agora o menu 'Respostas Rápidas', apresenta uma pesquisa altamente eficaz, simplificando a localização de informações relevantes de forma rápida e eficiente. 

[Melhorias] Paginação: está equipado com uma paginação eficiente, permitindo uma navegação fluída e fácil acesso aos registros, mesmo em conjutos de dados extensos. 

[Novo] Foi introduzida a capacidade de excluir respostas rápidas, oferecendo aos usuários maior controle sobre a gestão e organização dos registros. 

[Novo] Foi implementado o ambiente 'Lixeira' para as Respostas Rápidas excluídas, oferecendo a possibilidade de restaurá-las conforme necessário. 

Mudanças no Modo de Uso do DropDesk

Atendimentos:

- Em todos os atendimentos é obrigatório fornecer informações sobre o setor, empresa e contato associado. Essa prática garante que todos os atendimentos sejam devidamente categorizados e relacionados aos elementos relevantes, facilitando a organização e a comunicação eficaz entre as partes envolvidas e tambêm influencia significamente na precisão e na utilidade dos relatórios, facilitando assim a tomada de decisões na sua empresa. 

- Listagem de Atendimento no Menu Atendimentos e na Fila de Espera: A listagem de atendimento é organizada com base nos setores e aos quais os atendentes estão vinculados, mesmo que sejam adminstradores  e também na permissão "Acesso limitado aos próprios chamados". Essa abordagem garante que, independentemente do cargo ou função do atendente, os atendimento sejam exibidos de acordo com o setor ao qual estão associados. Isso assegura uma distribuição eficiente das responsabilidades e uma resposta precisa às demandas, mantendo a organização e a coerência no fluxo de trabalho. Porém o atendente conta principal tem acesso a todos os atendimentos sempre. 

Chat:

Foi inserido o fechamento de atendimentos por inatividade, segue explicação de como funciona e seus benefícios:

- Para que um atendimento seja fechado por inatividade, o atendimento precisa está sendo atendimento por um atendente e não tenha nenhuma interação (envio ou recebimento de mensagem) nos próximos 30 minutos (ou o tempo configurado nas configurações do sistema que pode ser 30, 45 ou 60 minutos). 

Sabemos que alguns atendimentos demoram dias para serem solucionados, com isso temos uma outra opção de tempo limite para fechamento por inatividade, que é a data de vencimento do atendimento. Você pode alterar a data de vencimento com no máximo 7 dias após sua abertura (Configure a data de vencimento do atendimento no Menu Chat ou Atendimento nos 3 pontos). Com isso o bot não irá fechar seu atendimento até que chegue essa data.

Benefícios do fechamento por inatividade:

1. Eficiência Operacional: O fechamento automático de conversas inativas ajuda a liberar recursos e reduzir a carga e gestão do trabalho dos atendentes (agentes do seu atendimento). Isso permite que eles foquem em interações ativas e forneçam assistência mais rápida. 

2. Experiência do atendente: Ao fechar automaticamente as conversas inativas, os usuários que precisam de suporte não ficam esperando indefinidamente por uma resposta. Isso melhora a experiência do usuário, pois eles não precisam lidar com esperas prolongadas. 

3. Priorização do atendente: Ao encerrar conversas inativas, os atendentes podem priorizar e direcionar recusos para interações mais urgentes ou críticas, garantindo que os problemas dos clientes sejam abordados prontamente e melhorando a satisfação de seus clientes. 

4. Segurança dos dados: Em caso de segurança, fechar automaticamente sessões inativas a proteger informações sensíveis que podem estar presentes nas conversas. Isso reduz o risco de exposição indevida de dados. 

5. Gestão de Fluxo de Trabalho: Sabemos que é importante que o tempo de inatividade seja definido de forma equilibrada para evitar frustrações dos seus clientes. O DropDesk irá alertar no chat quando um atendimento está prestes a ser fechado por inatividade, para permitir que o atendente possa reativar aquela conversa, caso necessário. 

- Os atendimentos em 'espera' são listados exclusivamente dos últimos 3 meses. 

- A listagem de contatos: não será mais listado os contatos do aparelho celular, devido ser um recurso instável e não seguro. Agora será listado somente os contatos cadastrados na plataforma onde a opção 'Telefone também é Whatsapp' esteja marcada como sim.

Sabemos que o recurso de lista de contatos do aparelho é bastante utilizado, pensando nisso fizemos uma importação de empresas/contatos por Excel bastante robusta e inteligente. Você pode facilmente exportar os contatos do seu aparelho através do 'Google Contacts', copiar o nome, telefone e colar na planilha de importação do DropDesk. Após procedimento os contatos serão listados novamente no menu contatos, porém atente-se as regras de importação. 

O recurso de importação de contatos abre diversas possibilidades, como importar base de leads de outra ferramenta, Telegram, entre outros... Basta ter os dados e importá-los no menu 'Importações'.

Atendentes:

- No DropDesk anterior, os atendentes eram vinculados aos setores. Entretando, na nova versão, essa dinâmica foi invertida, sendo os setores agora vinculados aos antendentes. Essa mudança proporciona uma abordagem mais flexível e adaptável à estrutura organizacional, permitindo uma gestão mais eficiente das responsabilidades e atribuições dos atendentes. Para vincular o setor a um atendente basta acessar o menu atendentes e selecionar o atendente em questão. 

- Acesso de atendentes de acordo com o plano. No DropDesk anterior só podia acessar a conta os 5 primeiros atendentes cadastrados. Na nova versão você poderá cadastrar múltiplos atendentes sem qualquer restrição, porém o limite de acesso é baseado na quantidade de atendentes do seu plano, ou seja, se o se plano é de 10 atendentes você pode cadastrar 20 atendentes mas o sistema limitará o acesso de apenas 10 atendentes simultâneos. Para saber quem está conectado, basta ir no menu 'Contas Ativas'. 

Relatórios:

No DropDesk Anterior, os relatórios eram elaborados com base em toda a conta, agregando dados de todos os atendimentos indiscriminadamente. Na atualização, implementamos uma mudança significativa: os relatórios agora são gerados com base nos setores ao qual o atendente logado está associado, exceto o usuário conta principal, esse vê dados de todos os setores. 

Novos Planos e Valores:

No novo DropDesk, todos os planos anteriores foram descontinuados. Mas o plano atual da sua conta será mantido. Isso significa que, enquanto não optar por cancelar ou fazer uma troca de plano, você irá usufruir dos benefícios do seu plano atual sem interrupções. 

- No novo DropDesk, adotamos um modelo de precificação por usuário (atendente), onde cada atendente terá um custo de R$ 25,00 (Vinte e Cinco Reais). Essa abordagem proporciona uma estrutura de preços mais transparente e escalável. Permitindo que os usuários paguem apenas pelos recursos que realmente utilizam. 

Segurança dos dados:

- Agora implementamos um total de sete camadas de segurança, incluindo uma melhoria na criptografia de dados. Todos os dados sensíveis armazenados no DropDesk são criptografados, garantindo uma proteção adicional e assegurando a confidencialidade e integridade das informações dos usuários. 

Migração dos dados:

 

- Todos os dados da sua conta serão migrados par ao novo DropDesk, incluindo empresas, contatos, atendentes, setores e configurações. No entanto, atendimento e conversas não serão migrados. O DropDesk antigo permancerá acessível até 12/12/2024 e servirá como uma fonte de consulta para conversas antigas. 

 

- Remoção de funcionalidade:
 

- Decidimos remover a funcionalidade de encaminhamento de mensagens no DropDesk devido a possíveis casos de banimento de número (seguindo a políticas de uso e privacidade do Whatsapp Business). Essa mudança visa garantir uma experiência mais estável e segura para todos os usuários. 

- A listagem de contatos direto do aparelho celular: não será mais listados os contatos do seu aparelho celular, devido ser um recurso instável e não seguro. Agora será listado somente os contatos cadastrados na plataforma onde a opção 'Telefone tambêm é Whatsapp' esteja marcada como sim

Sabemos que o recurso de listar contatos do aparelho é bastante utilizado, pensando nisso fizemos uma importação de empresas/contatos por excel bastante robusta e inteligente, você pode facilmente exportar os contatos do seu aparelho através do ‘Google contacts’, copiar o nome e telefone e colar na planilha de importação da DropDesk, e os contatos serão listados novamente no menu contatos, porém atente-se as regras de importação.

O recurso de importação de contatos abre diversas possibilidades, você poderá importar base de leads de outra ferramenta, telegram entre outros, basta ter os dados e importá-los no menu ‘Importações’.

Por fim e mais uma vez , agradecemos pelo apoio e confiança em nosso trabalho. Todas implementações e atualizações vizam um serviço eficiente e complemente seguro para todos os usuários não só do DropDesk como de toda comunição via internet. 

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Seus Clientes Satisfeitos com a simplicidade na abertura de chamados. 

Sua equipe mais produtiva com total controle.

Contato

Endereço: Rua Eduardina de Miranda Telles, Nº 200, Sala 8. 

Piabetá, Magé. 

CNPJ: 41.341.048.0001-40

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Email: contato@dropdesk.com.br

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